Notas de prensa eficaces
La nota de prensa es una herramienta que, a pesar del auge de las redes sociales como canal de comunicación, todavía tiene una gran importancia en el flujo de la comunicación. Pero, como toda herramienta, debe utilizarse bien. En este artículo repaso una serie de puntos clave para enviar notas de prensa eficaces.
Follow on LinkedIn¿Es noticia o es publicidad?
La primera «Regla de Oro» es la de enviar únicamente contenidos que son noticia de verdad, o que pueden tener algún interés noticiable. Por desgracia es una regla que muchas empresas y demasiadas agencias de comunicación rompen con excesiva frecuencia. La publicidad y la propaganda comercial son temas diferentes, nada que ver con las noticias.
Si usted o su empresa quieren enviar una «Nota de prensa» titulada, por ejemplo: «Grandes ofertas de colchones en la mueblería Tal&Cual», piénsenlo dos veces: no lo hagan. Se trata de un contenido claramente publicitario, sin valor como noticia.
La publicidad no debe enviarse jamás camuflada como falso contenido noticiable con la etiqueta «Nota de prensa» porque, si lo hace, el emisor únicamente conseguirá molestar y ofender a los periodistas.
El contenido publicitario se debe enviar a los departamentos comerciales de los periódicos, y pagar por su publicación como contenido patrocinado, «branded content» o publirreportaje. Tampoco intente enviar el mismo contenido a través de una Agencia de Comunicación, porque si el contenido es publicitario, nunca será publicado de forma gratuita.
Contenido
El texto de una nota de prensa debe ser claro, conciso y directo. En líneas generales, una nota de prensa no debería ocupar más de folio y medio de Word, más o menos unas 400 o 500 palabras. En ocasiones he llegado a recibir notas de prensa de cinco folios en los que el tema central está expuesto de forma tan farragosa que la nota va directamente a la papelera. Hay que sintetizar, no todo el contenido es necesario si queremos enviar una nota eficaz que despierte el interés del periodista para su publicación.
La nota debe tener un titular claro y atractivo, que resuma de forma eficaz el contenido central del comunicado. Además, un subtítulo también puede servir para añadir más datos o aclaraciones sobre el hecho relevante que se pretende comunicar.
El comunicado debe llevar, obligatoriamente, datos de contacto del emisor del mensaje. Hay que desterrar, por groseras e inseguras, las notas de prensa anónimas y sin posibilidad de contactar con el emisor. Nombre, dirección y teléfono deberían ser datos siempre presentes en una buena nota de prensa.
Si la nota de prensa es de una empresa, es una buena idea añadir al final un párrafo en el que se explica de forma resumida la actividad de la compañía.
Redes
-Si publicas primero el contenido en tu FACEBOOK, TWITTER, INSTAGRAM, etc. pero después lo envías a los Medios de Comunicación como Nota de Prensa, es muy probable que los periodistas pasemos de tu comunicado y acabe directamente en la papelera.
Hazlo al revés: primero la Prensa, luego las dichosas redes.
Formato y adjuntos: fotos, audios, vídeos…
El contenido de la nota de prensa debe ir entero en el mismo mensaje, incrustado o como adjuntos. No es buena idea obligar a los periodistas a ir a otro lugar a descargar el contenido de la nota, salvo si los archivos adjuntos tienen excesivo peso, como explico más abajo. La nota perfecta lleva el contenido, un audio y una fotografía en el mismo mensaje. Otras fotografías, más audios o vídeos de mayor peso, pueden enviarse por WeTransfer o Dropbox.
El mejor formato para enviar una nota de prensa es aquel que facilita al periodista la reutilización de las partes del contenido que considere interesantes. En este sentido, los textos escritos con Microsoft Word o con LibreOffice son muy fáciles de reutilizar y hacen más rápido el trabajo del periodista.
Por el contrario, el peor de los formatos de archivo es el PDF (Portable Document Format), ya que no facilita la reutilización del texto y entorpece el trabajo. El formato PDF es magnífico para tareas como enviar archivos a las imprentas, ya que nos aseguramos que el resultado se va a imprimir tal como lo hemos creado, y también es un buen formato para presentaciones y otras tareas diversas, pero recomiendo encarecidamente dejar de usar el formato PDF para enviar notas de prensa.
En lo que se refiere a los archivos adjuntos, hace falta pensar en el receptor del mensaje. Piense que, además de su Nota de Prensa, es muy probable que el periodista recibirá cientos de mensajes más cada día. Enviar a los periodistas un email que pesa más de 10 megabytes es, en general, una pésima idea.
Los archivos de mayor peso, como más fotografías, más audios y vídeos de gran peso, es conveniente enviarlos a través de WeTransfer u otros servicios para el envío de archivos grandes, en vez de saturar el buzón de correo de un periodista con imágenes o sonidos de un tema que ni siquiera puede ser de interés para el receptor.
Si usted envía archivos adjuntos de demasiado peso, está obligando al receptor a descargarse una gran cantidad de datos para un contenido que puede no interesarle en absoluto. Si, por el contrario, envía un mensaje con un texto, la fotografía principal y varios enlaces a WeTransfer u otras plataformas similares con más imágenes o los vídeos, se consigue que solo quien está interesado en la nota será quien descargue los adjuntos de mayor peso.
Una buena lista de prensa: menos es más
Enviar una Nota de Prensa a «todo lo que se mueve» no es una buena idea. Lo mejor es filtrar la lista y reducirla a los medios de comunicación y periodistas que, a priori, pueden estar interesados en publicar el contenido porque encaja en las noticias que suelen publicar.
Naturalmente, para llevar a cabo ese ejercicio de filtrado hace falta un trabajo dedicado de revisión previa de los medios y de los periodistas para saber qué contenidos les gusta publicar. Este trabajo deberían hacerlo las agencias de comunicación, aunque en muchos casos no lo hacen y crean listas con cientos o miles de direcciones de correo sin filtrar, y caen en la mala práctica del «spam».
¿Necesitamos informar a un medio de comunicación hiperlocal, ubicado en Vigo, de una presentación de un libro en Cádiz? Salvo que el autor del libro haya nacido en Vigo, o exista otro nexo con el medio vigués, es evidente que la nota de Cádiz no tiene interés para un medio en Vigo, por lo cual volvemos a la necesidad de haber llevado a cabo un buen filtrado para no enviar textos a diestro y siniestro que, con toda probabilidad, no serán publicados e incluso pueden generar molestias.
En resumen, la nota de prensa es una forma magnífica de comunicar, pero hay que utilizarla aplicando el cada vez menos común de los sentidos: el sentido común.
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